Učinkovit in optimalno zasnovan sestanek naj ne bi trajal več kot 30 minut oziroma 15 % delovnega časa zaposlenega. Pred sestankom naj bi si vodja zastavil tri ključna vprašanja:
- Je sestanek res potreben?
- Kdo resnično mora biti udeležen na tem sestanku?
- Kaj je namen sestanka in kako bom poskrbel, da ga bomo dosegli (jasen cilj, priprava materialov, priprava metode vodenja sestankov)?
Sestanki v podjetju lahko pomenijo inovativno razvijanje idej in odnosov v timu, kar vpliva na večjo uspešnost podjetja, če pa so vodeni napačno, jemljejo zaposlenim čas, jim vzbujajo nelagodje ter imajo negativne poslovne učinke. Vsi smo že kdaj sedeli na sestanku, kjer so se neprestano oglašali isti ljudje, veliko se je godrnjalo, dvomilo, ko se je govorilo preveč, pa nihče ni želel posredovati. Takšni sestanki zaposlene močno demotivirajo, zato je skrajni čas, da postanejo sestanki v našem podjetju prijetni in ustvarjalni dogodki, kjer se v reševanje izzivov vključuje vse zaposlene, išče se nove ideje in povečuje občutek pripadnosti podjetju in zavzetost za delo.
Učinkovito vodenje in obvladovanje sestankov zajema:
- Predpripravo na sestanek
- Določitev teme, cilja in pomena sestanka
- Določitev ključnih vlog udeležencev sestanka
- Razmislek o prostoru za sestanek
- Vabilo na sestanek
- Agenda sestanka
- Izvedba sestanka
- Akcija po sestanku
Vodja je tisti, ki na kakovostno zasnovanem sestanku spodbuja aktivno udeležbo zaposlenih. Ustvarimo tako vzdušje, da bodo udeleženci disciplinirani v svojih mislih, osredotočeni na bistvo, konstruktivni, racionalni in motivirani za razmišljanje in posredovanje svojih predlogov, ukrepov oz. izboljšav. Ohranjajmo dinamični ritem sestanka in intenzivnost, saj je naš čas dragocen. Krajši kot bodo sestanki in bolj kot bodo učinkoviti (odločanje, ukrepi, preverjanje rezultatov, doseženi rezultati), bolj nas bodo zaposleni cenili.