10.11.2019
- Ali vam uspe organizirati in izvesti koristne in efektivne sestanke, ki vam ne jemljejo časa, ampak vam ga celo privarčujejo?
- Imate tedenske sestanke z ekipo, kjer se ne morete nič dogovoriti?
- Morda govorijo vsi vsepovprek ali pa govori le peščica ljudi, ostali, bolj plašni, pa se držijo v ozadju?
- Porabite vedno več časa, kot je bilo predvideno?
- Je veliko sodelavcev med sestankom na telefonih ali računalnikih in ne sledijo pogovoru?
Vodenje uspešnih in produktivnih sestankov ni enostavno. Včasih se zalomi že pri pripravi na sestanek, včasih pa je sestanek neuspešen zaradi prevelikega števila udeležencev ali pa same izvedbe sestanka.
Obstaja več koristnih vodil, kako uspešno izvesti sestanek, vendar jih ne gre tako enostavno vpeljati. Morda ste jih poskusili vpeljati že sami, a neuspešno, saj vam primanjkuje časa, discipline in pogleda iz druge perspektive. Najprej je potrebno sprejeti dejstvo, da vam bo organizacija in izvedba sestanka na začetku vzela več časa, a verjemite, dolgoročno boste na času celo pridobili.
Čas za učinkovit sestanek bi moral biti razdeljen tako: 80 % planiranje, 20 % izvedba. Ljudje prepogosto porabijo več časa za sam sestanek kot za organizacijo le-tega. Načrtujte boljše sestanke. Ne zgodijo se kar sami od sebe.
Tim A. Lewis.
Pri tem vam lahko pomaga izkušeni coach, ki vas vodi skozi pripravo in izvedbo sestanka: pomaga vam izbrati prave ljudi, določiti pravi namen sestanka, uro in kraj. Coach velikokrat tudi prisostvuje na sestanku, da opazuje, kakšna je dinamika sestanka, in vidi, kje bi bilo potrebno vpeljati spremembe. S coachem po sestanku naredita analizo sestanka ter izpostavita pozitivne in negativne vidike. Zatem vam coach pomaga najti izboljšave ter vas spremlja, ko jih skušate uvesti.
Učinkoviti vodja organizira produktivne sestanke in tako poskrbi, da je čas zaposlenih dobro izkoriščen in da zaposleni radi hodijo na sestanke, saj se jim zdijo koristni in jim privarčujejo čas, ki bi ga porabili, če bi se morali o kakšni zadevi dogovarjati z vsakim članom ekipe posebej.